Pe scurt: prelucrăm datele tale ca să îți livrăm comenzile, să îți reparăm utilajele și să respectăm legea. Îți trimitem oferte (pe e-mail, SMS sau WhatsApp) și îți plasăm cookie-uri de marketing doar dacă ești de acord, separat pentru fiecare canal. Nu îți vindem datele. Ne poți scrie oricând la gdpr@vardel.ro.
1. Cine prelucrează datele
Operatorul datelor este GRUP ALEX SRL, cu sediul în sat Valea Lupului, oraș Pătârlagele, str. Bisericii nr. 2, județul Buzău, CUI 10311136, Reg. Com. J1998000180101, care operează magazinul online Vardel (vardel.ro), magazinele din Nehoiu și Valea Lupului și service-ul.
Contact pentru date personale: gdpr@vardel.ro · 0744 124 396 · prin poștă, la sediul de mai sus.
Am evaluat prelucrările noastre actuale și am concluzionat că nu suntem obligați să desemnăm un responsabil cu protecția datelor (DPO): activitatea noastră principală nu constă în monitorizarea sistematică pe scară largă și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date. Reevaluăm această concluzie ori de câte ori se schimbă prelucrările. O persoană din firmă se ocupă de toate cererile privind datele personale, la contactul de mai sus.
2. Ce date prelucrăm
| Categorie | Exemple |
|---|---|
| Identificare și contact | nume, prenume, telefon, e-mail, adresă de livrare și de facturare |
| Date de firmă (clienți B2B) | denumire, CUI, Reg. Com., adresă, persoana de contact, funcția |
| Comandă și plată | produse, prețuri, metoda de plată, starea plății (nu datele cardului), număr AWB |
| Cont de client | e-mail, parolă (stocată prin mecanismul securizat al platformei, nu în clar), istoricul comenzilor, adrese salvate, „Utilajele mele” |
| Garanție și service | model, serie, data cumpărării, factura, descrierea defectului, fotografii și video cu utilajul, devizul, istoricul reparațiilor |
| Comunicare | mesajele trimise prin e-mail, formular, WhatsApp, rețele sociale, notițele apelurilor |
| Date tehnice | adresa IP, tipul dispozitivului și browserului, paginile vizitate, identificatori din cookie-uri (detalii în Politica de cookie-uri) |
| Marketing | abonarea la newsletter, preferințele tale, interacțiunea cu e-mailurile |
Nu îți cerem CNP-ul, nici date despre sănătate, și nu îți cerem copii ale actului de identitate. Dacă ne trimiți fotografii ale unor documente (de exemplu o factură), te rugăm să acoperi datele care nu sunt necesare. Nu cumpărăm baze de date.
Date obligatorii și opționale. Câmpurile marcate obligatoriu în formulare sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului (livrare, plată, garanție) sau pentru facturare, care este o obligație legală; fără ele nu putem plasa comanda sau presta serviciul cerut. Câmpurile opționale (de exemplu abonarea la oferte) nu condiționează cumpărarea.
Date pe care nu le primim de la tine. Unele date le primim din alte surse: datele firmei (denumire, adresă, statut TVA) din registrul public ANAF, pe baza CUI-ului introdus; datele persoanei de contact sau ale destinatarului unei livrări, de la clientul care plasează comanda; starea livrării, de la curier; rezultatul cererii de finanțare, de la finanțator. Dacă ne-au fost transmise datele tale de altcineva (de exemplu ești persoana de contact a unei firme sau destinatarul unui colet), îți comunicăm această informare și sursa datelor cel târziu la primul contact cu tine sau în termen de cel mult o lună, cu excepțiile prevăzute de lege.
3. De ce prelucrăm datele și pe ce temei
| Scop | Date | Temei legal (GDPR art. 6) |
|---|---|---|
| Crearea și administrarea contului | identificare, contact, cont | executarea contractului (lit. b) |
| Preluarea, confirmarea și livrarea comenzii | identificare, contact, adresă, comandă | executarea contractului (lit. b) |
| Confirmarea telefonică a comenzilor ramburs mari, prevenirea fraudei și a comenzilor false | contact, comandă, istoricul livrărilor refuzate | interes legitim (lit. f): protejarea împotriva pierderilor și a fraudei |
| Plata cu cardul și plata în rate | identificare, comandă, sumă | executarea contractului (lit. b); finanțatorul prelucrează separat, ca operator independent, datele pentru analiza creditului |
| Facturare, e-Factura, contabilitate | identificare, adresă, comandă, date de firmă | obligație legală (lit. c) |
| Dreptul de retragere și retururi | identificare, comandă, conversația, constatările la recepție | obligație legală (lit. c) și executarea contractului (lit. b) |
| Garanția legală și garanția comercială | identificare, produs, serie, factură, defect, fotografii | obligație legală (lit. c) – OUG 140/2021; executarea contractului (lit. b) |
| Înregistrarea produsului la producător pentru garanție extinsă (dacă ceri asta) | identificare, contact, model, serie, data cumpărării | executarea contractului (lit. b), la cererea ta |
| Comenzi de service și reparații, ridicare prin curier | identificare, contact, adresă, utilaj, defect, deviz, acordul tău pentru reparație | executarea contractului (lit. b) |
| Informarea despre rechemări și probleme de siguranță ale produselor | contact, produs, serie | obligație legală (lit. c) – Regulamentul (UE) 2023/988 |
| Răspunsuri la întrebări și reclamații, inclusiv în fața ANPC | contact, conversația, comandă | obligație legală (lit. c); interes legitim (lit. f) |
| Mesaje despre comanda ta (e-mail, SMS, WhatsApp) | contact, comandă | executarea contractului (lit. b) |
| Newsletter și oferte prin e-mail, SMS sau WhatsApp | e-mail / telefon, preferințe | consimțământ (lit. a), separat pentru fiecare canal ales |
| Analiza traficului (Google Analytics 4) | date tehnice, cookie-uri | consimțământ (lit. a) |
| Publicitate și remarketing (Google Ads, Meta Pixel și Conversions API) | date tehnice, cookie-uri, evenimentul de comandă (valoare, produse), e-mail/telefon transformate printr-o funcție hash (date pseudonimizate, care rămân date personale) | consimțământ (lit. a) |
| Recenzii despre produse și magazin | nume afișat, evaluarea, textul, dovada cumpărării | consimțământ (lit. a) la publicare; interes legitim (lit. f) pentru verificarea că recenzia vine de la un cumpărător |
| Relația cu clienții și partenerii firme | date de contact ale persoanelor din firmă | interes legitim (lit. f): derularea relației comerciale |
| Securitatea site-ului și a plăților | IP, jurnale tehnice | interes legitim (lit. f) |
| Apărarea în instanță sau în fața autorităților | datele relevante pentru caz | interes legitim (lit. f) |
Când temeiul este consimțământul, îl poți retrage oricând, la fel de ușor cum l-ai dat: link de dezabonare în fiecare e-mail, răspuns „STOP” la SMS, butonul „Setări cookie” din subsolul site-ului sau un e-mail la gdpr@vardel.ro. Retragerea nu afectează prelucrarea făcută înainte.
Pentru Meta Pixel și Conversions API suntem operatori asociați cu Meta Platforms Ireland Ltd. pentru colectarea datelor pe site-ul nostru și transmiterea lor către Meta; pentru prelucrarea ulterioară, Meta este operator independent. Conform acordului nostru cu Meta (Controller Addendum): noi îți dăm această informare și obținem consimțământul, iar Meta răspunde cererilor tale privind datele pe care le prelucrează după primire; poți să îți exerciți drepturile față de oricare dintre noi. Esența acordului: link către esența acordului de operator asociat Meta.
4. Cui transmitem datele
Transmitem doar datele necesare, doar pentru scopurile de mai sus:
| Destinatar | De ce | Rol |
|---|---|---|
| Firme de curierat (Sameday, Cargus, DPD, FAN Courier) și transportatori pentru paleți | livrarea comenzilor, ridicarea retururilor și a utilajelor pentru service: nume, adresă, telefon, e-mail, valoarea rambursului | operatori independenți pentru serviciul de curierat |
| Procesatorul de plăți (NETOPIA Payments / Stripe) | plata cu cardul | operator independent / persoană împuternicită, după caz |
| Finanțatorii pentru rate (tbi bank EAD Sofia – Sucursala București, Mokka) | cererea de finanțare, dacă o alegi | operatori independenți |
| Furnizorul de facturare (Oblio / SmartBill) și ANAF (e-Factura) | emiterea și transmiterea facturii | persoană împuternicită / autoritate |
| Hosting, e-mail, SMS, platforma de consimțământ cookie (furnizor hosting, țara serverelor) | funcționarea site-ului și a comunicărilor | persoane împuternicite |
| Producătorii și importatorii (ex. Husqvarna) | reclamații în garanție, înregistrarea garanției extinse la cererea ta, rechemări | operatori independenți |
| Google Ireland Ltd. (Analytics, Ads) | analiză și măsurarea reclamelor, doar cu acordul tău | Analytics: persoană împuternicită; Ads: operator independent, conform condițiilor Google |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram) | publicitate, doar cu acordul tău | operator asociat pentru colectare și transmitere (vezi mai sus) |
| WhatsApp Ireland Ltd. | conversațiile, dacă ne scrii pe WhatsApp | conform condițiilor WhatsApp Business: [persoană împuternicită / operator independent — din condițiile WhatsApp Business folosite] |
| Contabil, avocat, consultanți | obligații legale, apărarea drepturilor | persoane împuternicite sau obligate la secret profesional |
| Autorități (ANPC, ANAF, ANSPDCP, instanțe, poliție) | când legea ne obligă | autorități |
Cu persoanele împuternicite avem contracte care le obligă să protejeze datele și să le folosească doar la instrucțiunile noastre.
5. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Unii furnizori pot transfera date în afara SEE. Pentru fiecare, mecanismul este:
| Destinatar | Țară | Mecanism |
|---|---|---|
| Google LLC (prin Google Ireland Ltd.) | SUA | Decizia de adecvare UE–SUA (Data Privacy Framework), pentru entitatea certificată; clauze contractuale standard ca rezervă |
| Meta Platforms, Inc. (prin Meta Platforms Ireland Ltd.) | SUA | Decizia de adecvare UE–SUA (Data Privacy Framework), pentru entitatea certificată; clauze contractuale standard ca rezervă |
| alți furnizori cu transfer în afara SEE, dacă există |
Verificăm certificarea fiecărui destinatar înainte de transfer. Ne poți cere o copie a garanțiilor (de exemplu clauzele contractuale standard) la gdpr@vardel.ro.
6. Cât timp păstrăm datele
| Date | Durata |
|---|---|
| Cont de client | cât timp contul este activ; după 3 ani fără nicio comandă sau autentificare îl ștergem, după ce te anunțăm |
| Comenzi, corespondența despre comandă | până la expirarea tuturor garanțiilor aplicabile produsului (legală, inclusiv prelungirile pentru reparație sau înlocuire, și comercială), apoi încă 3 ani (termenul general de prescripție), prelungit cât durează un litigiu |
| Registre contabile și documente justificative (facturi, chitanțe) | 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (art. 25 din Legea contabilității 82/1991); mai mult doar dacă o normă specială sau un litigiu concret o impune |
| Cereri de retragere, retururi, reclamații | 3 ani de la soluționare, prelungit cât durează un litigiu |
| Comenzi de service, devize, istoricul reparațiilor | până la expirarea garanțiilor produsului și a reparației, apoi încă 3 ani; separat, dacă vrei, păstrăm istoricul în „Utilajele mele” până îl ștergi |
| Newsletter | până la retragerea consimțământului; dovada consimțământului încă 3 ani |
| Istoricul coletelor ramburs refuzate | cât timp este necesar pentru prevenirea fraudei, cu revizuire la cel mult 12 luni; în orice caz maximum 2 ani |
| Google Analytics 4 | 14 luni |
| Cookie-uri | conform tabelului de cookie-uri |
| Jurnale tehnice de securitate | maximum 12 luni |
| Recenzii publicate | cât timp produsul este listat sau până ne ceri ștergerea |
[Apelurile telefonice nu sunt înregistrate. / Apelurile sunt înregistrate, cu informare la începutul apelului — de confirmat]
7. Decizii automate
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta. Analiza cererii de credit pentru plata în rate este făcută de finanțator, conform propriei politici. Reclamele pot fi afișate pe baza intereselor deduse din navigare, doar dacă ai acceptat cookie-urile de marketing.
8. Drepturile tale
Ai dreptul:
- de acces – să afli ce date avem despre tine și să primești o copie;
- la rectificare – să corectăm datele greșite;
- la ștergere – să ștergem datele, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu facturile);
- la restricționare – să limităm prelucrarea în anumite situații;
- la portabilitate – să primești datele într-un format structurat sau să le transmitem altui operator;
- la opoziție – să te opui prelucrării bazate pe interes legitim; opoziția la marketing direct se aplică întotdeauna, fără justificare;
- să îți retragi consimțământul oricând;
- să depui plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, dataprotection.ro, anspdcp@dataprotection.ro, sau să te adresezi instanței.
Trimite cererea la gdpr@vardel.ro. Îți răspundem gratuit, în cel mult o lună (termenul se poate prelungi cu două luni pentru cereri complexe, caz în care te anunțăm). Putem să îți cerem informații suplimentare ca să confirmăm că ești tu.
9. Cum protejăm datele
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului, între care: [măsurile efectiv aplicate, confirmate de administratorul site-ului: ex. HTTPS, acces pe roluri, autentificare în doi pași pentru administratori, copii de siguranță]. Datele cardului le introduci direct pe pagina procesatorului de plăți, care aplică autentificarea strictă a clientului prevăzută de reglementările de plăți; noi nu le vedem.
10. Minori
Magazinul se adresează persoanelor de peste 18 ani. Multe dintre produsele noastre (drujbe, motocoase, tractoare) nu sunt destinate folosirii de către minori. Nu colectăm cu bună știință date despre copii sub 16 ani.
11. Supravegherea video în magazine
În magazinele fizice poate funcționa un sistem de supraveghere video, descris în nota de informare afișată la intrare. Site-ul nu este legat de acest sistem.
12. Modificări
Putem actualiza această politică atunci când se schimbă legea sau modul în care lucrăm. Data ultimei actualizări este afișată mai sus. Dacă schimbarea este importantă, te anunțăm pe e-mail sau printr-un mesaj pe site.
Ai o întrebare despre acest text? Scrie-ne sau sună-ne: pagina de contact.